在现代社会中，层出不穷的新型技术带来的改变进入了生活中的每个细节，档案的管理也是其中的受益者之一。将档案管理电子信息化，从管理者的立场来说，其储存的空间远超纸质保存的方式，且极易长期的保存，并且对于录入文本信息资料需要的时间也是极短的。站在阅览者的角度来说，易查阅，可复制，且十分便携的方式也是大大节约了诸多时间和空间成本。对于档案管理本身，相比较传统的档案管理，电子档案管理的方式更具有多样性，以视频、音频、图文等多种方式并存不无不可[1-2]。

1 高校规范化电子档案的价值

1.1 共享性与融合性

将高校档案电子信息化，将会使各个信息的共享性和融合性大大提高。发挥其电子档案这门技术的优势，不仅可以提供更高效、更真实、更全面的信息，在结合如今各类大数据面前，也对其高校管理上产生巨大的促进作用。并且相较于以往的传统档案管理模式，高校在信息视野开阔性方面也有着极为有效地拓展。

1.2 科学决策性

将高校档案电子信息化，将会使得信息资源池中信息的储存模式更加的具有多样性。从而在各个方面对于高校决策者来说，在某种方面同时存在一定的科学性。在信息共享程度大幅提升的加持下，在更多领域的数据支持中，对于以科学管理方式用以决策的制定，其可参考的内容得到了更多的数据进行支持和可供进行选择。

1.3 管理性

将高校档案电子信息化，将使得对于高校的内部的管理具有很高价值的协调作用。然而对于学校管理方面，只有内部各个部门之间配合、协调、有序，才能对于高校的教育办学产生良好的促进作用[3]。其中对于学校的办学资料、教研资料、师资、招生、就业等各种的档案进行电子信息化并且归档，是十分方便高效进行查阅保存，且也不失为便于集中性地统一管理的方式。并且对于高校记录本身的办学历史，和对高校自身的教学上面的改善存在着很高的价值。

1.4 必要性

自党的十八大以来，党对我国的教育事业有了新的要求，其中的“加强党对高校的全面领导，必须坚持走中国特色社会主义大学发展之路” 是对学校本身的要求[4]。因此，高校作为高等教育的主干部分，主动承担起推动中国特色社会主义大学发展之路，是一个必然的选择。对于高校如何体现承担的责任，以及如何突出其自身的办学特色，促进教学和管理的改革。并突出其中国特色社会主义道路、理论、制度、文化自信，将高校档案的电子信息化并且规范化是推动其自身发展的必要手段和满足中国特色社会主义大学的内在要求，也是对各个环节进行协调衔接的有效方式。

2 高校规范化电子档案存在的几个问题

2.1 普及度与认识程度不足

目前众所周知，对档案进行信息化和电子化，是拉动档案管理规范化前进的有效形式，特别是针对高校的办学、教研、就业招生、管理等内容进行高效地归档也是大势所趋。各个高校也是积极地在这方面作出了很多努力。但是对于目前阶段，高校的电子化档案工作还是处于宣传推广的缓慢摸索阶段。对于非经济发达地区，以及建校时间较短的高校来说。滞后的信息化水平和电子档案规范化建设上都处于一种亟待开发、维护、更新的状态。特别是对于刚刚起步的高校来说，主要资产来自国家财政资金与国家调拨以及按照政策的规定收入等形成资产，还有一种是来自企业单位的捐赠资产。高校财政的无法面面俱到，对各方面专业性不强，而导致档案管理工作不规范。

2.2 档案管理人才的匮乏以及其专业能力的薄弱

电子档案的管理与规范是与高素质，高专业能力的工作人员密不可分的。人是各个行业的各个岗位的关键的要素。从大数据分析来说，目前的高校的电子档案员兼职化的问题较为突出。兼职化的职业一般来说其档案管理的专业性是远远不够满足需求的，而且其实践的经验可谓是少之又少，对电子档案规范化管理的实施造成了重大的阻碍。目前的档案管理工作是具有一定的技术性质的，管理人员所具备的专业技能是从事此工作的基本条件。从工作上的信息收集到应用，诸多拥有技术性的环节掺杂其中，工作人员自身的素质和能力是不被允许忽略的，因为这是在根本上保证电子档案整体上实现规范化。对于目前这类专业性强且素质高的档案管理人才的缺失，对电子档案规范化起到了不小的阻力。探究其源头，其一，是高校的决策层对于档案管理的工作认识度较低，认为专业性的人才可有可无；其二，是对于高校内体制的建设不足，员工对于该职位可以获得的成就感和认同感严重缺乏，丧失进一步激发自身专业性的热情；其三，是学校管理层对于档案管理工作人员的频繁人事更换调动，导致诸多从事此岗位的工作人员对于主体责任不明确，不能对该职位的专门的业务了然于胸，因此造成了高校电子档案的不规范化。

文章来源：《电子科技》 网址: http://www.dzkjzz.cn/qikandaodu/2021/0507/908.html

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